宋 小 鸿

传媒中心是一个集报纸、网站、手机报和城市电子屏媒体于一身的综合性新闻机构，是一个业务特征明显的单位。办公室作为新闻机构的一个科室，在诸多业务科室中，其从所地位与服务职能比较明显，办公室的重要性和作用难以凸现，始终处于“二线”地位。但并不是说办公室可有可无，或者说办公室的工作不重要。相反，随着传媒中心事业的发展，对办公室的工作提出了更多、更新、更高的要求，如何搞好办公室的工作，是下步传媒中心中心需认真面对和研究的重要问题。在此，作者根据自己在办公室近五年的工作经验，谈些浮浅的体会，以期抛砖引玉，共同搞好办公室的工作。

一、充分认识办公室的地位和作用。

办公室是传媒中心这台新闻机器正常运转整个链条中不可缺少的重要一环，同样是传媒中心的一个重要部门。之所以说它重要，是因为办公室具有管理服务、综合协调、后勤保障等多项职能，其工作人员每一个都独当一面，负责一项具体的工作，这些职能发挥得好坏，对部门的全局工作有着直接的、重要的影响。

管理服务职能是办公室工作的重要组成部分。其内容主要包括以下几个方面：一是公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜。这项工作如有疏漏，也会造成严重的失误。比如，前不久召开的全县春风行动动员大会，由于负责记者采访安排的新闻部主任请假不在位，代岗的副主任不能上党政网，没有及时发现党政网上的会议通知。办公室对这一情况疏忽了，没有考虑到，没把会议通知及时告知新闻部值班副主任，造成记者没有到场采访的情况发生；二是事务管理，如会议的安排，会场的布置，接待上级和兄弟单位的来人，安全保卫、环境卫生、联系内外等。这些工作，看似简单，但不用心去做，都会影响到一个单位的社会形象；三是搞好服务，即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务，无论大墅桃林洪灾还是浮林村发生山林火灾事故，记者能在第一时间赶到现场，其中也有驾驶员的一份功劳。综合协调职能有如下内容，一是联系沟通，上情下达，下情上达，切实保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实；二是化解矛盾，即在单位局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时，进行协调，进而化解矛盾；三是合理安排，协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事，保证每一项工作落到实处。后勤保障职能主要是做好交通保障、办公设施、办公用品的供给等。 研究办公室的职能内容，对于我们认识办公室的地位和作用，十分重要，才能明白做好办公室工作的重要的意义，才能增强做好办公室工作的自觉性。

二、做好办公室的工作的几点体会

做到“一实一快”、 “两勤三心”。

“一实一快”、即求实、快捷。办公室工作，无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，对症下药。就是工作人员作风要踏实，不弄虚作假，不可无中生有，不能搞形式主义，不做表面文章，自觉实事求是。同时，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感。切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。

“两勤”，即腿勤、口勤。办公室人员应经常到各科室走走，遇事多问问，有用的资料多记记，别人的意见多听听，做到心中有数，这样做起工作来才能得心应手。“三心”，即耐心、专心、细心。服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定要耐心，要有礼貌，热情周到，不摆架子，尽量让人满意。做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入进去。平时工作中还要细心，多观察，多思考，自觉找工作中的漏洞和不足，以不断改进。

突出重点,强化“四种意识”

服务意识。办公室的主要职责就是服务,作为办公室工作人员,只有强化服务意识,才能作出优异的成绩,让领导满意、让群众满意。一要全方位做好各项服务工作,增强服务的主动性。二要正确处理好各方面的关系,提高服务质量和效果。为领导服务、为员工服务、为群众服务,三者相互联系,不可偏废。对上服务和对下服务是一致的,在做好为领导服务的同时,要不断加强为其他科室员工和群众服务的工作,如实反映员工和群众的意见,更好地沟通领导与员工和群众之间的联系,真正起到桥梁和纽带作用。

责任意识。办公室工作无小事,每一件工作都容不得半点虚假,一旦出现疏漏,都可能捅娄子、误大事。因此,办公室人员要增强责任意识,做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都要从严要求、从优服务,确保工作万无一失。

奉献意识。办公室工作的服务性就决定了办公室工作突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务多,工作既苦又累。“有节无假,有假无闲”是办公室工作的写照。因此,办公室工作人员要保持一种平静的心态、平和的心态、淡泊名利，宠辱不惊，守得住委屈，受得了气，做到吃苦不叫苦，有难不怕难，有累不喊累，受气不赌气，勤勤恳恳,任劳任怨,全心全意做好各项工作。

效率意识。办公室人员尤其需要增强效率意识,要时刻关注和把握重点工作,做到早介入、早思考、早研究,增强工作的主动性。对领导交办的事情,要说办就办、不能推诿扯皮、拖拖拉拉。对领导决策,要全程跟踪,全程督察,将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准确地反馈给领导,为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。 转

处理办公室工作的“三个关系”

处理好“动”与“静”的关系。既要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质做好每一件事，更要注意事后的反思。谁都知道办公室事务性工作多，其实就是每天在办事、办会、办文中度过。这“三办”使办公室在“动”中忙碌不堪。但事情都是人办的，办公室人员的素质是工作质量的第一要素。工作成效如何，往往是为人处事能力的真实写照。古人讲的“先做人后做事”就是这个道理。我们虽然做不到孔子所言的“吾日三省吾身”的要求，但也要学会在“动”中干事，在“静”中总结提高，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质适应办公室工作要求。学会做人，做事就可能事半功倍，有时甚至达到“四两拨千斤”的效果；反之，事倍功半，吃力不讨好，还可能招来非议。

处理好“虚”与“实”的关系。既要虚事实做，又要从实事中抽象理性的东西。办公室作为办事机构，承担党务、纪检、精神文明建设、工会、群团等有关活动等工作。有些事看起来很虚，但将虚事做实，就容易赢得党员和职工的理解、支持、参与。如近些年开展的职工体检、工会、团支部系统开展的活动等。作为行政办事机构，面对管理上的实事要学会从中抽象出规律性的东西。如实纪录过去不是办公室的主要工作，而要达到一种“重要的不是事实，重要的是对事实的理解，是如何对新的事实作新的理解。”的较高境界。

处理好“忙”与“闲”的关系。既要忙而不乱，又要在相对轻松时注意平峰填谷。俗话说文武之道，一张一弛。忙与闲都是相对的，办公室工作不应总是显得忙，像是一条没有弹性的直线，而应是一条有张弛有度的曲线。一是要加强工作的预见性，每年的通讯员会议、综合考评的材料可以预知的，其它工作尽量避免和可以预见的工作撞车。平时多观察、多积累，有事就不用临时抱佛脚。二是要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大脑时间处理大量的一般性事务性工作。

三、把办公室工作做的更好的几点建议 

一是平时日常工作要做实做细。传媒中心是一个特殊的单位，办公室是传媒中心是一个特殊科室。和其他业务科室相比，技术要求和专业知识要求都不高，平时所做的事情都是一般性的事务工作，做起来容易，但是麻烦就麻烦在头绪多、事情杂、容易乱。特别是从2007年实行综合考评制度以后，对办公室工作的要求显各特别高。对日常工作，一定要理得清、理得顺、做得勤、做得整，切忌丢三落四、搞乱套、今天的事情拖到明天、事事留个小尾巴等等。也就是说哪些事急着要做，哪些事可以缓着做，不能落下什么，也不能搞乱掉，要在自己头脑中有本“帐单”，如果感觉自己“脑子”不够用，就自己用个小本子，及时把要办的一些事务记下，晚上下班前，再看看，是不是还有应办没有保的事情？如果平时不把工作做细做实，到年底整理台帐就是一堆乱麻。

二是分工再细化，责任再明确。办公室的常规性工作，包括电子政务(党政网管理)、人事和人才工作、报刊发行、公务接待、会务安排、报销审核、政府采购、财产登记管理、文创项目、信息报道、评报、文件(报刊)收发、宣传思想工作、精神文明建设、党建工作、综合治理、普法教育、计划生育、爱国卫生、档案管理、领导在线学法、节能减排、老干部工作、党风廉政建设、保密工作、版面照排、校对、广告设计、材料打印、统计、税务、发票、工会、餐卷核发、公积金、统筹、稿费的登记、邮汇、广告的复核、登记等工作，共有40多项，这不包括大量临时性工作，具有“繁、杂、忙、细、琐”的特点。办公室人员目前由财务室、照排室、驾驶员文秘等组成，工作涉及面广，分工也相对独立，真正在办公室从事综合性服务工作的也只有两个人，因此工作量还是很大的。根据传媒中心现状，充实工作人员不大可能，只能通过优化组合，细化分工，提高待遇，发挥工作积极性，进一步挖掘现有人员的潜力。通过一定形式，把40多项工作逐项落实到人，责任到人，有利于每一单项工作从年初制定工作计划抓起，从头至尾，每一个环节都不遗忘，从而把务项工作做的更圆满，确保年底综合考评取得高分。

三是领导重视，给办公室人员应有的地位。

一是领导充分认识办公室的地位和作用，经常性的给予谈话、关心和鼓励。表扬和批评都是手段，目的都是为了每一个同志改正缺点，发挥长处，取得不断的进步。是表扬多一点同，还是批评多一点，一要看工作实际，二要看员工性格，因人而异。通常来说，应该表扬要多于批评，要多看到员工的优点和所付出的劳动。绝大多数的人，都在意领导对自己的评价，领导的表扬和肯定，是激励下属努力工作的法宝，只有在领导的不断激励下，才能让员工产生成就感和自信心，才能源源不断的激发其内在的工作积极性。相反，批评多了，就会有挫折感，丧失信心，对工作失去兴趣，甚至产生叛逆心理和抵触情绪。我相信，一个后进分子，如果领导能不放过他一个微小的进步，都及时给予表扬和肯定，不管别人信不信，反正我相信，他最终一定会成为一名优秀的员工。此外，对每一个员工及其家庭，都要给予真心的关怀，让员工能切身感受到组织的存在，组织真的在关心自己，才能让员工有归宿感，对组织产生认同感，才会真正把工作当作自己的一份事业来做，而不仅仅是谋生的手段。二是努力提高办公室和后勤人员的待遇。近年来，中心领导曾多次组织中层干部到兄弟报社学习考察，每到一处我都要了解各个报社岗位责任考核制度，特别是对后勤人员考核的模式。个人始终认为，目前我们的岗位责任考核制度是不利于充分发挥办公室人员工作积极性的。我认为还是绝大多数报社采用的以一线人员的平均数为基数的考核奖制度更公平一些。虽然有人认为这是吃大锅饭，是平均主义。但我有三个疑问：一是如果这种方法不合理，为什么取得绝大多数兄弟报社的认同？二是有人认为这是打野猪式的分配方式，然我认为老祖宗发明的这种打野猪的分配方式正是老祖的智慧所在。如果不是，为什么这种办法能延传子孙几千年而不绝呢？孔老夫子说，不患寡而患不均。均者，和谐也!要不传媒中心的领导承担责任，冒着风险，不断改善和提升员工待遇，而总有员工不思感恩，反而忿忿不平呢？笔者天资愚钝，百思而难得其解。

总之，做好办公室工作，推进传媒中心更好的发展是传媒中心办公室全体员工共同的心愿。办公室全体人员都要要加强学习，不断提高完善自身素质，平常即要注意加强学习还要研究政策法规，加强调查研究。办公室要有一个好的精神面貌，待人接物文明礼貌，谈吐自然和谐，处理好问题，遇事要“三思而行”，办事要果断，不可拖泥带水，延误工作，避免给工作带来不良的后果和影响。树立政治意识、大局意识、服务意识、团结协作，努力而富有成效地工作，还必须在工作中加强学习、不断开拓创新、总结和提高。