印象传媒    杨 华

【内容摘要】 办公室是综合部门，又是枢纽机关，既要处理行政事务，又担负着协调督办等繁重工作，是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心。

【关键词】 办公室工作；重要性；原则；方法
　　
    无论在何种性质的企事业或公务机构中，办公室必不可少，它既是综合部门，又是服务机关，纵向要做好上情下达、承前启后，横向要做好协调督办、后勤服务，同时还负责文件流转、档案管理、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等到其他各项职能，是联系同一单位间各个部门的枢纽，也是与外单位沟通的重要操手，所以要求办公室工作人员要有高度的工作热情、敏感的政治嗅觉、较准确的预见、从容的作风。

一、充分认识到办公室工作的重要性

    （一）办公室是联系领导层与职工的桥梁。办公室的一大职能就是文件处理，一份权威文件在正式下发后，未必人人都能正确掌握其内涵，人人都能领会其意义，这时办公室担负着调查与解释的功能。如一份绩效考核文件，因涉及经济利益非常敏感，在文件制订下发前，首先要进行调查研究，将各部门各层次人员集中到一起进行会议讨论，听取广泛意见，针对本单位实际，结合预见情况，保留精华，摒弃弊端，做出更实用的决定。文件下发后，难免有职工不理解有怨言，这时办公室人员应不急不燥，从公司整体出发，耐心解释，心平气和，同时还要学会换位思考，仔细倾听，以化解职工心中的疑惑。

    （二）办公室是联系机关与基层的桥梁。机关之所以被称做“机关”，主要一个原因就是处在领导身边，从某种程度上相当于“上面”，那么基层似乎就相当于“下面”，如果上下长期不联系，那么必然会互不了解，机关不能了解基层动态，基层也不会了解机关所作的努力，机关变得高高在上，工作交流不顺畅。为了避免这一点，办公室这时要充分发挥“中转站”的功能，通过下乡、走访、慰问、办活动等到形式走出室内，主动与基层员工接触，了解基层员工的所做所想，同时还要将调查到的情况尽快如实地向领导层汇报，以便领导层做出正确判断，然后再将领导层的决定正式传达到基层，做到上情下达、下情上报。例如高温抗暑期间，迎峰度夏期间，一线员工相当辛苦，风霜雨雪，照样出勤，烈日炎炎，依旧出工。这时办公室可与其他有关部门一起开展慰问活动，夏送清凉冬送温暖，既体恤民情，又增添了员工的归属感。
   
    （三）办公室是联系本单位与外单位的桥梁。每个单位都不是独立存在的，都需要与上下左右的各级单位搞好往来，这又是办公室的一个重要职责。办公室人员在接待中要不卑不亢，办事时公平公正，处理业务耐心细致，以良好的窗口形象树立威信，协调各方关系，促进工作开展。

二、办公室工作必须遵守的三大原则

    （一）保密原则。保密性，也就是指内部信息不得外泄，既不得泄露给外单位，也不得泄露给不该知情的内部员工。办公室作为领导的综合办事机构，处在非常关键的位置，是重要的涉密部门，既要对本单位领导和上级保密部门负责，又要管理各职能部室和员工。办公室全体人员应该提高对保密工作的认识，做到三不：不问、不说、不讲。由办公室牵头，完善保密工作的组织机构，成立保密工作委员会，加强对保密工作的领导、管理和监督。制订保密规章制度，通过会议或文件形式，将规章制度宣读下发，让每一个办公室人员熟知保密常识，在日常工作中时时提醒自己。随着办公自动化和协同办公系统的运用，保密工作的要求更加严格，办公室人员要谨慎使用计算机，妥善使用移动存储设备，不登陆不健康的网站，不安装来历不明的软件，不随意复印本单位的内部资料。办公室工作人员涉及最多的就是办公系统以及一些涉密纸质文件，这些文件必须要求有专人妥善保管，不经领导批准不得外传。加强档案管理，在调阅档案时要严格按程序办事，由专人调阅、复印、归还。

    （二）准确原则。办公室是领导的左右膀，可以说办公室工作的准确性，相当程度地保证了领导工作的准确性，保证了领导工作的正常运转。办公室工作的准确性涉及到方方面面，比如，在制订规章制度，或划分工作范围时，必须果断利索，清楚明白，不得拖泥带水。当领导询问某文件内容或某事情处理结果时，要回答八九不离十，不得含糊。召开会议时，必须牢牢抓住会议重点，控制会场气氛，撰写会议纪要时必须侧重反映，紧扣主题。在文件处理上，从上报到下发，从请示到落实，从标题到内容，一字都不得有误，确保其严肃性和权威性。对某事件的处理，必须正确领会国家方针政策，合法合理，不得偏差。帮领导出谋划策时，要结合不同地域的不同情况，拿出合理性建议。总的来说，就是办事要稳，主意要实，处理要妥。

    （三）快速原则。办事迅速是办公室的重要作风，就是要求工作及时、高效。一份文件一旦签字就开始生效，就有它的生命周期，办公室人员必须在周期内尽快将文件办结，不拖拉不延误。

三、做好办公室工作的几点方法

    （一）坚持学习。要学习邓小平理论、毛泽东思想，学习三个代表、科学发展观，与时俱进，跟上时代发展。要学习为人民服务的精神，强化对办公室工作的认识，强化自身职责。在繁杂的事务中保持清醒的头脑，敢于面对问题和矛盾，不害怕不退缩。

　　（二）团队观念。团队精神，即合作精神，指一个团体中各成员之间互相配合、和谐相处，共同努力，达到目标。做为一名合格的办公室工作人员，不仅自身素质要好，而且更重要的是与团队伙伴的合作程度高，配合能力强。

    （三）甘于平淡。办公室的工作属于幕后英雄，默默无闻，不显山不露水。做为办公室人员，要坚信公司无小事，小事当成大事办，大事认真办。
四、做好新形势下办公室管理工作的关键。

    加强学习教育，不断提高素质。办公室工作涉及面广，特别是担负着为领导辅助决策的任务，如果平时不注意加强学习，不断更新知识，就难以胜任工作。因此要不断提高办公室人员的政治水平和理论素质，不断提高“办文、办事、办会”的水平和能力，加强心理素质锻炼和能力培养，不断满足新形势下对办公室工作的高标准和高要求的需要。

    做好调查研究，为决策提供准确依据。办公室工作要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一项重要任务来抓。要在充分调研的基础上，认真撰写报告，提出可行性建议和意见，为领导决策提供最准确、最真实的依据，发挥调查研究对单位综合性、全局性决策的组织、指导、服务、协调作用。在制订工作目标时，要将预期目标与奋斗目标相结合，提高办事效率。提升服务质量，扎实开展各项工作。办公室工作要做到走一步想三步，有通盘考虑的意识，有很强的计划性和件件事情到位、项项工作落实的负责精神。要走一步三回头，办完回头看看，多检查几遍，重要的活动模拟一遍，办事办会才能滴水不漏。还要走一步是一步，干好份内事，凡事重质量，求效率，谋创新，努力做到让领导满意、同级满意、群众满意。提高沟通能力，抓好综合协调。各个职能部门是一个相互联系、各有分工的工作体系。为保证这个体系运转正常，办公室发挥着重要的协调作用。综合协调包括对上对下、同级之间、局部与整体之间、领导人之间、单位与外界之间等多个方面。要讲究艺术，灵活运用工作方式“弹钢琴”，促进各部门团结协作，提高服务质量。

    加强勤政廉政建设，树立良好形象。办公室是单位的“门面”，机关建设的“龙头”，对外形象的“窗口”。办公室人员经常在领导身边工作，个人形象的好坏直接影响单位领导的形象。因此，办公室人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，勤政上必须做到忠于职守、善于思考、勇于创新、乐于奉献，廉政上必须做到不滥用权力、廉洁自律、远离官气、一身正气。

五、结束语

    总之，办公室人员需要有服务意识、参谋意识，需要有创新精神、奉献精神，需要处理好大局和局部的关系、内部和外部的关系，要增强素质，加强学习，把办公室工作做得更好。

【参考文献】
1、王文军：《做好办公室工作的几点体会》，《铁道文秘档》，2009.4
2、冯梦令：《正确处理五个方面的关系》，《铁道文秘档》，2010.4
3、宋津方：《新时期如何做好办公室行政管理工作》，《品牌》，2011.6