办公室   刘 瑛

【内容摘要】 为了加强和规范企业内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，维护企业经济秩序和企业利益，根据财会[2008]7号文件和其他有关法律法规，就企业内部控制制度进行研究分析，并根据本企业的业务特点，制定相应管理方案。本企业内部控制方案共分四部分，即财务管理、人力资源、资产管理、合同管理，对每部分涉及的管理内容进行具体阐述。

【关键词】 财务；人力资源；资产；合同；管理

一、财务管理内控制度

      财务管理，是组织企业财务活动，处理企业财务关系的一项综合性经济管理工作。企业财务活动是企业资金收支活动的总称，它包括企业筹资、投资、日常经营、利润分配等方面引起的财务收支活动。

    公司财务管理的原则：公司严格执行《中华人民共和国会计法》、《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财务清查等事项的规定。

    公司财务管理的依据：为加强账务管理，根据国家有关法律、法规及传媒中心财务制度，结合本公司具体情况而制定。

财务管理的具体内容：

（一）会计协助总经理管理好会计工作。

（二）出纳不得兼管会计档案保管。

（三）财务人员都要认真执行岗位责任制，各司职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结、近期报账。

（四）财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、必须拒绝报销或拒绝执行，并及时向总经理报告。费用报销实行相关经办人员注明费用内容，经办人员一般在二人以上，经办人员签完后由总经理审批，总经理批复后再由财务审核报销。

（五）公司职工如因特殊情况急需向财务用现金和出差向财务借用差旅费，必须履行正规的手续后方可办理。即：借款人必须填写借款单，并说明其借款用途，归还期限 。然后经公司总经理签字同意后，财务人员再给予办理。借款数额较大的，须经传媒中心领导班子集体研究决定。严格禁止向外单位和其他个人出借现金。

（六）严格按照国家有关规定使用现金报销制度，日常工作中尽可能的通过银行结算支付，可使用现金的范围有：发放给本公司职工工资、补助、福利、奖金等；出差人员必须携带的差旅费；结算起点以下的零星支出，现行规定的结算起点为1000元。

（七）财务人员力求稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经营的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。移交交接必须由传媒中心办公室及财务人员监交。

（八）财务印鉴章、支票、发票、现金要保管好，按财务制度要求财务专用章与法人章分开保管，不能由出纳一人保管。因保管不慎造成的遗失或现金短少，要追究当事人责任。库存现金不得超过银行或传媒中心核定的限额（5000.00元）；超过的部分必须于当日业务终了前及时送交银行。任何人不得以“白条”抵库存现金，不得坐支，更不得任意挪用现金。

（九）企业网银的操作规范：应严格执行制单、提交支付、授权批准岗位分设制度，相关经办人不得相互间及向第三方透露操作密码，不得一人完成网上银行付款的全过程。实行网上银行支付时,应先由出纳人员根据凭证逐笔足额办理支付手续,出纳人员操作完成后,由会计对凭证、客户名、客户账号、金额等项目进行复核,复核一致后,方能进行实际支付.支付流程完毕后,应尽快取得银行支付凭证，以便会计登记入账。

二、人力资源管理制度

    企业人力资源管理，是企业管理的一个重要组成部分，概括地说，它是办了实现企业战略目标，通过一整套科学有效的方法，对企业全体人员进行的管理。在组织填补一个职位空缺之前，必须找到能胜任这个职位并愿意从事这份工作的人。

    招聘原则和基本要求：公司采用“公开招聘，择优录用”的原则，积极引进关键人才，适当的储备专业化的优秀人才。基本要求：品德端正，忠诚公司；具备一定得工作能力及专业技能知识；有敬业精神，工作认真投入，主动负责，并能在自己的工作岗位上提出对公司有建设性的意见；富有团队合作精神；严守规章，严谨仔细，服从领导安排。

    招聘需求：由于人事调动或人员流失等原因出现人员短缺时，在确认内部调配难以满足的情况下，负责人需要填写《人员需求表》，对招出聘岗位情况和岗位任职资源进行详细说明，再交予办公室进行招聘准备。

    招聘实施：办公室收到《人员需求表》后，考虑招聘成本，选择适当的招聘渠道，通过网络、报纸、LED屏媒或现场招聘等途径发布招聘信息；办公室收集应聘材料，对应聘人员进行初步筛选，对符合任职要求的人员，安排各负责人进行技能考核及面试；经过负责人面试合格后，由办公室负责与面试者进行进一步的会谈，约定试用期限、薪酬福利、录用时间、合同期限等事项。录用的面试人员，由办公室通知办理入职手续，并告知报到时应带的相关资料。新进员工需要进行岗位培训。并进行公司制度考核与技能考核。对聘用的新进员工及时办理社会保险等手续，使新进员工能及时的进入工作状态。

    为激发员工工作积极性，更好地创业创新，在人力资源管理中，需要有一定的激励措施。主要通过双向交流、阶段性的绩效评价、年终评价与奖金分配等措施，激励员工更好的完成工作任务。公司也要根据员工具体情况安排适合的工作，并提供广泛的培训计划，以提升员工在公司中发展目标，并作为加薪及升职的依据。

    为了吸引、保留、激励优秀员工，同时能够有效地引导员工的工作态度及行为，使员工的个人目标与企业目标相一致。在基本薪酬中增加工龄补贴，即10元/年。计算时间为单位聘用时间，每年1月份调整一次。

三、资产管理制度

    公司的财产物资，是公司完成各项任务的物质条件和基本保证，如何提高资产使用效率，取得良好的经济效益，促进公司健康发展。财产物资管理的内容包括：购置、使用、保管、修理、调出、报废等环节。

    资产管理工作着重做好以下5个方面的工作：

    （一）建立物资采购审批手续。财产物资、办公用品的购置必须按规定履行审批手续，经批准后方可购买。未经规定程序审批而自行购买的财产物资财务不予报销。

    （二）固定资产与一般财产物资的分类。凡单位价值在1000元以上、使用年限在一年以上的属于公司主要经营设备的房屋、建筑物、机器、设备、器具、工具等资产应作为固定资产，并进行固定资产核算；不在固定资产范围内的属于一般物资，一般物资要做好领用记录或备查登记。

    （三）财产物资的采购与验收。财产物资的采购根据政府部门有关政府采购的相关规定，适合政府采购的物资必须办理政府采购相关手续，如需进行政府采购的物资没有办理政府采购，财务将不予报销。物资采购入库前要对财产物资的数量、质量、型号等进行认真仔细的核对，核对是否和采购申请相符。不合格物资不予办理验收入库手续。

    （四）财产物资的领用与保管。财产物资管理的内容包括：购置、使用、保管、修理、调出、报废等环节。实行统一掌握和归口管理相结合、专职管理和群众管理相结合的原则。仓库管理人员必须严格执行各类物资的收、发、领、借制度。做到日清月结，按时检查，定期盘点。财产管理部门和财务会计部门必须密切协作，明确分工，严格手续，定期对财做到账账相符、财物相符。各使用单位的财产物资管理实行一物一卡制，管理部门定期与使用部门或领用人进行检查核对，做到账、卡、物之相符。严禁职工随意挪用公物私用，发现公物私用应对其作出适当的处理。

    （ 五）财产物资的盘存。以财产管理部门为主，由财务部门和职工代表参加。盘存时间一般为一年一次，一般定在年终。特殊情况下可以进行特定目标的盘存工作。清查和盘存的内容包括：检查物资的财面数量是否与实物相符，收、发有无错误，账、卡、物是否相符。对已坏或不使用的物资在每次盘存时要按规定进行报废处理。报废物资必须经公司总经理签字后方可报送财政相关部门核准报废或处置。对盘盈的物资，首先报告公司总经理，如清点结果发现账、物有差异，应查明原因，按上级有关规定作出处理，并调整账务，做到账物相符。在清查过程发现问题要及时处理，并提出完善财产管理制度的具体措施。

四、合同管理制度

    当代经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。在现代企业的经济往来中，企业交易更多的是通过合同实现的。所以，为实现依法治理公司，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，凡以公司名义对外发生经济活动的，都应当签订经济合同。签订合同是合同成立并发生法律约束力的前提，没有这一法律行为，当事人之间的权利和义务关系就不能发生。

    订立经济合同的范围：包括广告承包经营合同、广告承揽合同、与广告经营有关的制作、维修、承租等其他相关合同，不包括劳动合同。
合同订立的形式：合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。公司聘请法律顾问，全面指导、监督有关合同的订立、履行等工作。

    签订合同是建立合同法律关系的基础，它对于确定合同是否有效，能否履行，至关重要。一份合法、规范而富有技巧的合同，不仅可以为企业谈好的生意加一把锁，也可以为日后己方履行合同提供便利，同时，还可以为将来可能发生的诉讼赢得先机。为了减少和避免诉讼风险，企业在签订合同前后应特别注意以下事项：订立合同前，必须了解掌握对方的基本情况，是否有履行合同义务的能力等。合同订立必须取得法定代表人或法定代表人的书面授权委托书才能对外订立书面经济合同。对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章，如有例外需要，须总经理特批。单位份合同文达二页以上的须加盖骑缝章。合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。合同文本原则上我方应至少持有二份，合同文本及复印件由财务部门、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务室和办公室留存。

    合同的履行：合同依法订立后，即具有法律效应，应当实际、全面地履行。业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台账。在合同履行中遇到履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。

    合同的变更和解除：变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过后方可。我方需变更或解除合同应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。相关部门在收到对方要求变更或解除合同的通知必须及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。变更或解除合同的相关通知、协议等文本应作为原合同的组成部份或更新部分与析合同有同样的法律效力，纳入本制度的管理范围。

    在日常经济活动中,经济合同的建立和执行过程是重要的财务会计信息。财务部门加强对经济合同的管理可实现财务对经济事项的事前、事中、事后的监督,可以促进重大经济活动的真实合法、科学有序和经济效益。财务部门对经济合同的执行的监督需要着重注意几个方面：财务部门依据合同履行收付款工作，对具有以下情形的业务，应当拒绝付款：应当订立书面合同而未订立书面合同；收款单位与合同对方当事人名称不一致的；付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明；在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。

    合同管理还需注意以下事项：合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。合同的相关部门应当根据所立同台账，按要求定期或不定期汇总工作范围内的合同订立或履行情况，并及时向总经理汇报。对履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理归档。交由档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。凡未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。

【参考文献】
1、《淳安县千岛湖传媒中心制度汇编》
2、《行政事业单位固定资产制度》
3、百度百科《财务管理》、《人力资源管理》、《固定资产管理制度》、《合同管理》